Hoje em dia vimos que o que mais se fala é em empreendedorismo, montar um negócio, uma empresa, desde o mais simples até o mais completo, mas isso é o que mais se “fala”, o que pouco se fala é como fazer para que esse negócio ou essa empresa se perpetue no cenário contemporâneo.

Diariamente tempos empresários fechando suas portas, literalmente falindo, mas aí nós nos perguntamos: Seria possível uma empresa tão elaborada, tão bonita, com muitas opções de serviços e/ou produtos falir? A resposta é: Sim, é possível.

Vê-se muito isso no nosso dia-a-dia, mas olhando de fora não entendemos o porquê de isso acontecer, uma das soluções é simples, mas que por muitas vezes não é implantada nas referidas empresas algumas ferramentas da administração.

Hoje vamos falar um pouco da ferramenta 5W2H, muito utilizada na administração para realizar um plano de ação, pelo fato de ser uma ferramenta extremamente eficaz, veremos o que é a 5W2H, como ela funciona e qual sua aplicabilidade.

Mas afinal, o que é 5W2H? Inicialmente foi uma ferramenta criada para as indústrias montadoras automobilísticas, no Japão, a fim de reduzir o tempo de montagem, ganhavam além do tempo, mais dinheiro, conseguindo também manter a essência e a qualidade de seus produtos.

5W2H em sua raiz são 7 questões, são 7 perguntas chaves que devem ser feitas durante o dinamismo de uma montagem de um plano de ação. Este plano pode ser de um nível estratégico, tático ou operacional de uma empresa. As 7 questões são: Whats (O QUE deve ser feito?), Why (POR QUE deve ser implementado?), Who (QUEM é o responsável?), Where (ONDE deve ser executado?), When (QUANDO deve ser implementado?), How (COMO deve ser conduzido?), How Much (QUANTO vai custar a implementação?).

WHATS – O que?: Aqui nada mais é que a tarefa específica que cada membro participante irá realizar dentro do corpo do projeto.

WHY – Por quê?: Uma das perguntas chaves, POR QUÊ? Um exemplo simples implementando dentro de um negócio: Por que devemos alocar mais modelos de diferentes produtos em nosso portfólio? Porque haverá uma maior opção de compra para o nosso cliente e consecutivamente aumentará a probabilidade em percentual de venda para ele.

WHO – Quem?: Nessa questão é a pessoa designada para dar início ou continuidade na  respectiva “missão” elencada, lembrando que tal pessoa dever ter conhecimento para a elaboração da tarefa, ou ser instruída para que faça de maneira correta a mesma, dessa forma, não haverá futuros problemas.

WHERE – Onde?: Aqui é a localidade onde tal tarefa deve ser executada, importante deixar exposto a quem irá executa-la para que tenha ciência da importância do seu feito.

WHEN – Quando?: Seria necessário fazer um escopo completo com horários, dia e hora do início e termino de cada atividade, para que se tenha um controle mais preciso.

HOW – Como?: Importante nessa questão especificar o modo de trabalho, de como quer que o trabalho seja executado, de qual maneira especifica, como por exemplo: Deve ser implementado no nosso portfólio mais variedades de produtos, mas como? Através dos programas X e Y. Assim deixa as coisas mais transparentes para todos os setores envolvidos.

HOW MUCH – Quanto?: Essa é uma lacuna muito temida pelos empresários, o valor de investimento gasto na referida operação, aqui se deve elencar metodicamente o valor que a empresa disponibilizará para o referido funcionário que irá realizar a operação, ou também o referido valor que a empresa investirá no funcionário.

Um exemplo simples e prático podemos analisar na figura a seguir:

Sua elaboração deve ser feita após estabelecida uma tática, um olhar periférico como um todo na empresa. É importante que todos os envolvidos nas ações estejam participando da montagem do plano para que se torne o mais viável possível.

Toda metodologia aplicada na empresa é de suma importância, nada é desperdiçado, tudo é positivado para a evolução, tanto pessoal quanto profissional.

E a sua empresa? Está utilizando qual ferramenta?