Descubra estratégias essenciais para otimizar a separação de pedidos na logística, melhorando a eficiência, reduzindo erros e aumentando a satisfação do cliente.

A separação de pedidos é uma etapa crucial no processo logístico, impactando diretamente a eficiência da operação e a satisfação do cliente final. Com o aumento do e-commerce e a necessidade de entregas rápidas, otimizar a separação de pedidos se tornou fundamental para empresas de todos os tamanhos. Esse processo, também conhecido como "picking," consiste em selecionar e organizar produtos de um estoque de maneira precisa e ágil para que o pedido chegue corretamente ao consumidor.

Neste texto, vamos explorar as principais estratégias para otimizar a separação de pedidos, abordando desde técnicas de organização de estoque até o uso de tecnologias e práticas que garantem mais produtividade, economia e qualidade no serviço logístico.

1. Organização do estoque: a base para uma separação eficiente

Uma boa organização de estoque é a base para a otimização da separação de pedidos. Quando o estoque está bem organizado, os operadores encontram os produtos de forma mais rápida e com menos riscos de erro. Alguns métodos que auxiliam nesse processo incluem:

• Classificação de produtos por categoria: Separar os itens por categorias (por exemplo, eletrônicos, roupas, alimentos) facilita a localização e ajuda a reduzir o tempo gasto na busca dos produtos.

• Método ABC: Esse método classifica os produtos de acordo com sua frequência de saída. Produtos de alta rotatividade (A) devem ficar em locais de fácil acesso, enquanto produtos de média (B) e baixa (C) rotatividade podem ser posicionados em áreas mais afastadas.

• Etiquetas e códigos de barras: Identificar os produtos com etiquetas e códigos de barras facilita a verificação durante o picking, aumentando a precisão e reduzindo erros.

• Mapeamento do layout do armazém: Criar um mapa visual do armazém e compartilhá-lo com os operadores de logística e profissionais de empilhadeira ajuda a tornar o processo de separação mais intuitivo. É importante que o layout seja atualizado sempre que houver mudanças na disposição dos produtos.

2. Tipos de separação de pedidos: escolha o método certo

Existem diferentes métodos de separação de pedidos, e cada um deles é mais adequado para determinados tipos de operações logísticas. Conheça os principais métodos:

• Separação por onda (Wave Picking): Nesse método, os operadores separam os pedidos em ondas, que são realizadas em determinados horários ou períodos. Essa estratégia melhora estes trabalhos em empresas com alta demanda em determinados horários do dia, como e-commerces em períodos de promoção.

• Separação por zona (Zone Picking): O armazém é dividido em zonas, e cada operador fica responsável por uma área específica. Quando um pedido contém produtos de diferentes zonas, os operadores de cada zona se encarregam de separar suas partes do pedido, que depois são reunidas. Esse método é eficaz para operações com grande diversidade de produtos.

• Separação por lote (Batch Picking): Os operadores separam vários pedidos ao mesmo tempo em vez de um por vez. Isso é ótimo para operações com pedidos semelhantes, pois permite que o operador pegue vários itens iguais de uma só vez, economizando tempo.

• Separação por pedido (Discrete Picking): Cada operador é responsável por um pedido do início ao fim. Esse método, embora seja mais lento, é indicado para operações de menor escala, onde o controle individual de cada pedido é necessário.

Escolher o método adequado depende do perfil de sua operação e do volume de pedidos. A implementação correta do método certo pode reduzir significativamente o tempo e o esforço gasto na separação.

3. Automação e uso de tecnologias

A automação e o uso de tecnologias na separação de pedidos são grandes aliados para otimizar o processo. Sistemas de gestão de armazém (WMS), coletores de dados e até robôs de picking têm transformado a logística, tornando a separação mais rápida e precisa.

• Sistemas de Gestão de Armazém (WMS): O WMS automatiza o gerenciamento do estoque e auxilia na otimização do processo de separação. Ele direciona os operadores para as áreas corretas, indica a localização dos produtos e registra todas as etapas do picking, reduzindo erros e melhorando a eficiência.

• Coletores de dados e leitores de código de barras: Dispositivos como coletores de dados e leitores de código de barras ajudam na identificação rápida dos produtos e garantem a precisão na separação. Com esses dispositivos, os operadores podem verificar as informações dos produtos em tempo real.

• Pick-to-Light e Voice Picking: O pick-to-light usa luzes para guiar os operadores até os produtos certos no armazém, enquanto o voice picking utiliza comandos de voz para direcioná-los. Essas tecnologias aumentam a eficiência, pois permitem que os operadores mantenham as mãos livres e reduzam a necessidade de consulta visual a papéis ou telas.

• Robôs de picking: Empresas de grande porte já utilizam robôs para ajudar na separação de pedidos. Os robôs se movem pelo armazém, transportando produtos e auxiliando os operadores. Embora o investimento inicial seja elevado, essa tecnologia pode reduzir drasticamente o tempo e o custo da separação de pedidos em operações de grande escala.

4. Treinamento e capacitação da equipe

Uma equipe bem treinada é primordial para otimizar a separação de pedidos. Além de entenderem o layout do armazém e as ferramentas disponíveis, os operadores devem estar familiarizados com as práticas e os métodos de separação de pedidos. Investir em treinamentos regulares aumenta a eficiência e reduz os riscos de erro, melhorando o tempo de separação e a satisfação do cliente.

Os treinamentos devem incluir práticas de segurança, manuseio adequado dos produtos e uso das tecnologias disponíveis. Capacitar a equipe para lidar com imprevistos, como faltas de estoque ou pedidos urgentes, também é uma estratégia importante para gerar agilidade e eficiência no processo.

5. Controle de qualidade e redução de erros

Tenha precisão na separação de pedidos, pois isso é fundamental para evitar erros e retrabalhos. Implementar uma etapa de controle de qualidade, onde os pedidos são revisados antes de serem enviados, ajuda a garantir que o cliente receberá exatamente o que foi solicitado.

O uso de checklists e a dupla conferência, onde outro operador verifica o pedido, são práticas comuns de controle de qualidade. Além disso, o feedback constante da equipe de atendimento ao cliente é valioso para identificar problemas recorrentes e ajustar o processo de picking.

6. Otimização da rota de separação

Otimizar as rotas de separação no armazém é uma maneira simples e eficaz de aumentar a produtividade. Com o uso de sistemas de WMS e mapeamento inteligente, é possível direcionar os operadores para as rotas mais curtas e eficazes dentro do armazém, reduzindo o tempo de deslocamento.

Além disso, planejar a rota de separação de acordo com a demanda do dia ou da semana é uma prática interessante, pois permite que os produtos de alta rotatividade fiquem mais acessíveis nos horários de pico.

7. Monitoramento e análise de indicadores

O monitoramento dos indicadores de desempenho (KPIs) é uma prática que faz a otimização contínua da separação de pedidos. Indicadores como tempo médio de separação, taxa de erros e nível de produtividade dos operadores ajudam a identificar pontos de melhoria e a avaliar a eficiência das estratégias implementadas.

Com o uso de um sistema de gestão e análise de dados, é possível acompanhar esses indicadores em tempo real e tomar decisões mais assertivas. Além disso, comparar os KPIs ao longo do tempo permite entender como o processo está evoluindo e identificar áreas que necessitam de mais atenção.