Com o início do ano, as empresas começam a colocar em prática o planejamento e também a organizar as contas fixas que precisam ser pagas ao longo do ano. Uma destas contas são as obrigações tributárias e fiscais que a companhia têm que contabilizar e que exigem esforço e tempo da equipe para não correr o risco de perder algum prazo.

O Brasil possui uma das cargas tributárias mais altas do mundo. Por isso, é importante que as companhias realizem um bom planejamento para não deixar de pagar nada e, assim, não serem penalizadas pela Receita Federal.

É possível dividir um ano fiscal em quatro trimestres ou em 12 meses - quanto maior é a divisão mais controle a empresa possui sobre o fluxo de caixa, as variações de desempenho e outros dados financeiros relevantes.

Alguns passos podem servir de guia e ajudar na melhor organização das obrigações fiscais e tributárias:

Antecipação

Por envolver processos burocráticos que reúnem conhecimento jurídico, contábil e financeiro, o pagamento de impostos não pode ser feito na última hora. Isso é especialmente verdade quando se trata de pessoa jurídica, afinal, sem uma antecipação para levantar os dados necessários e checar tudo antes de entregar, são grandes as chances de erros que podem resultar em penalizações legais e financeiras.

A chave para cumprir efetivamente os prazos é a antecipação, ou seja: as empresas devem relacionar todas as obrigações tributárias e fiscais, por qual canal elas devem ser entregues e se assegurar que a equipe realize o processo de forma eficaz e segura.

Tecnologia

Contar com a tecnologia é um modo de ter um excelente aliado no controle de prazos. Um sistema de gestão ERP (sigla de Enterprise Resource Planning), por exemplo, ajuda a empresa a integrar os processos e otimizar a gestão estratégica de cada negócio de forma inteligente.

Este software permite estudar o cenário real de todos os departamentos através dos diversos relatórios e faz a gestão de vendas, controles de faturamento, estoque e logística e como consequência, há a redução de custos. Além disso, é possível fazer todo o controle dos prazos fiscais e integração com outros softwares para entrega das obrigações tributárias e fiscais, como o eSocial.

Alguns softwares já estão automatizados para atender a todas as exigências fiscais e tributárias enviando as informações necessárias diretamente ao respectivo órgão governamental e também fazem os cálculos de fundos, impostos e recolhimentos, otimizando assim, tempo da equipe, reduzindo erros e perda de prazos.

Criar um cronograma

A criação de um cronograma de pagamentos é muito importante. Este deve estar organizado em forma de calendário e ser disponibilizado para o time responsável com cada obrigação fiscal e tributária e a data limite para pagamento. Esse é um processo que não pode apresentar erros, já que eles implicam em multas e autuações.

Documentos e legislação

Uma vez que foram listadas todas as obrigações fiscais, o próximo passo é organizar as informações,centralizá-las em uma plataforma e colocá-las em pastas de acordo com a sua área ou assunto.

Também é importante estar atento a possíveis atualizações, já que, no Brasil, essas normas mudam com regularidade.

Contratar uma consultoria

Muitas empresas não possuem ainda um sistema para otimizar seus processos e precisarão contratar uma consultoria de tecnologia especializada para ajudar na implantação de um software ERP.

O papel da consultoria é aconselhar os clientes na seleção e uso de boas ferramentas de ERP, bem como implementar e gerir os negócios de acordo com a respectiva gestão. Além de sugerir soluções baseadas em dados e informações coletadas no decorrer das etapas do processo desde a implementação do software até a manutenção e acompanhamento de resultados.

De acordo com Ricardo Nunes, CEO da TRIYO Tecnologia, "uma consultoria ERP, especialista no assunto, deve fazer um diagnóstico, pesquisar e propor soluções para melhorar o funcionamento do ERP, a fim de otimizar todo seu potencial e claro, estar sempre presente no gerenciamento de todo o projeto. Por isso, é essencial que ao escolher uma consultoria é também conhecer seu histórico e experiência de mercado, os segmentos que atua e o nível de senioridade dos consultores."